Ventajas y desventajas del CRM: ¿Sirve para gestionar tu contabilidad?

Seas un contador que trabaja dentro de una organización o que te dediques a ejercer la contabilidad de manera independiente; en todos los casos, conviene conocer cuáles son las ventajas y desventajas del CRM para gestionar correctamente tus finanzas y las de tus clientes.

Y es que cuando hablamos de aplicaciones interesantes que contribuyan al desempeño de nuestra actividad profesional, muy pocas son tan versátiles como este tipo de software.

Por eso, si te interesa indagar un poco más sobre esta increíble herramienta y conocer en detalle cuáles son las ventajas y desventajas del CRM, a continuación, te lo contamos para que puedas despejar cualquier tipo de duda.  Comencemos.

¿Qué es un software de CRM y para qué sirve?

Ahora bien, uno de los posibles puntos en contra del CRM es que no siempre son soluciones gratuitas; de hecho, hay algunos que ni siquiera ofrecen un período de prueba limitado. Sin embargo, pese a ello, implementar un CRM hoy en día, sí vale la pena.

Al contar con toda la información sobre las interacciones que realizas a diario con tus clientes, verás cómo ahorrarás tiempo y de qué manera le estarás dando a estos últimos una solución veloz a todas sus inquietudes y consultas.

CRM es un sistema, el cual se desempeña como una herramienta corporativa y cuyas siglas pertenecen al concepto en inglés de Customer Relationship Manager, en español “Gestor de Relaciones con el cliente”.

El CRM software cumple con la función principal de llevar la atención al cliente a otro nivel. Uno de sus beneficios es que centraliza todas las interacciones entre la empresa y sus clientes. Más aún, permite la colaboración entre los miembros del equipo y el libre flujo de información entre las partes involucradas y departamentos.

¿Cuáles son los tipos de CRM?

Existen diversas clasificaciones para entender a los gestores de relaciones con el cliente, por lo que valdrá la pena enlistarlas para ayudarte a entender las verdaderas ventajas y desventajas de un CRM.

1. Según gestión

Se refiere a las funciones que desempeña el CRM dentro de la organización.

• Operativos: tienen que ver con la atención, venta, cobro, interacción y facturación, servicio postventa, entre otros.
• Analíticos: utilizan los datos de los clientes y las interacciones con ellos, para generar información valiosa para la evolución de los negocios.
• Colaborativos: permiten la comunicación e interacción de distintos miembros de la empresa para mejorar la atención al cliente.

Ahora vale la pena pasar algunas ventajas y desventajas del CRM según su gestión.

Tal vez el punto a favor más interesante, es la oportunidad de utilizar solo módulos que nos interesen para la empresa. Por otro lado, una de las desventajas del CRM según gestión es que su funcionamiento se puede ver mermado ante una falta de integración.

2. Según el acceso

Se refiere a la manera en la que se puede adquirir el software CRM.

• On Premise: el software se aloja en los servidores de la empresa y está hecho para responder a sus procesos tal lo solicitó.
• On demand: se aloja en la nube y cuenta con funciones según lo requiera la empresa.

Ahora bien, como todo, hay ventajas y desventajas del CRM según su acceso.

Si bien el CRM On Premise está hecho a prueba de todo, realizar ajustes es caro, eso sin hablar de los respaldos y la seguridad.

Los CRM On demand, por su lado, cuentan con la ventaja de estar alojados en la nube, pero el sistema modular podría resultar insuficiente para empresas con necesidades específicas.

3. Según el código

Se refiere al lenguaje de programación y al acceso que otros usuarios tienen hacia este tipo de CRM. Lo podemos dividir en:

• CRM Privativo: el código fue creado expresamente para las necesidades de las empresas que contraten el servicio, por lo que cuentan con el respaldo de un equipo de expertos dispuestos a solucionar cualquier contingencia.
• CRM de código abierto: en este caso, el código en el que está escrito el CRM es de dominio público, y cualquiera puede utilizarlo en su plataforma.

Ya te mencionamos la clasificación de este tipo de software; ahora hagamos hincapié en las ventajas y desventajas del CRM según el código.

En el caso del CRM de código abierto destaca su costo, pero el conocimiento necesario para manejarlo correctamente se vuelve un punto en contra. Por otro lado, el CRM privativo es más fácil de implementar, pero tiene la desventaja del costo.

¿Qué es el CRM en contabilidad?

Cuando hablamos de contadores independientes o despachos de contadores que ofrecen sus servicios de manera externa a empresas o profesionistas independientes, se puede utilizar el CRM como una herramienta que centraliza la atención de los clientes, sus consultas e interacciones con la empresa; e incluso, como un sistema que amplía los canales de comunicación de manera exponencial.

Sin embargo, como en todo, existen ventajas y desventajas del CRM para contabilidad; en especial cuando hablamos de una industria que no ha adoptado esta solución como parte esencial de su funcionamiento.

Ventajas y desventajas del CRM en contabilidad

La contabilidad cuenta con sus propios procesos y con un software específico para el desempeño de las tareas. Sin embargo, existen ciertas ventajas y desventajas del CRM, que al implementarlo al área contable o al despacho contable independiente, vale la pena conocerlas.

¿Cuáles son las ventajas del CRM para contabilidad?

Gracias a su robusto funcionamiento, pero adaptable constitución, los CRM ofrecen diversos módulos y funciones a las cuales los contadores le pueden sacar provecho:

• Creación de alertas

De esta manera se puede enviar una notificación de seguimiento sobre determinadas tareas para cumplir con los clientes (cobros, facturaciones, transferencias, declaraciones mensuales, declaraciones anuales, etcétera).

• Chatbots para preguntas frecuentes

Una de las tareas de los contadores es resolver las dudas de sus clientes. Gracias a los chatbots se pueden crear respuestas automatizadas según las palabras claves de las consultas más comunes.

• Registro centralizado de las interacciones

No es necesario realizar “briefings” entre los miembros del equipo. Al contar con toda la información de los clientes, de forma clara y ordenada, y el historial de comunicación en un solo lugar, la data se puede compartir sin problema. Pero, eso sí, con un sistema de jerarquías y candados.

• Generación de reportes

Pueden realizarse reportes o informes sobre la facturación, el desempeño de la atención que se brinda y las interacciones con los clientes.

• Clasificación de clientes

En los departamentos contables, esto es de vital importancia, pues a los clientes se puede clasificar en columnas personalizables y agruparlos según distintas vistas.

• Automatización de envíos

Ya sea para recordatorios, facturas, cobros o pagos, el sistema de CRM puede crear envíos programados y recurrentes a diversos destinatarios.

• Integración con herramientas

Los distintos servicios de CRM pueden funcionar en sinergia con diversas aplicaciones y plugins, de tal manera que se pueden integrar con otras herramientas de la organización.

¿Cuáles son las desventajas del CRM para gestionar la contabilidad?

Así como existen grandes ventajas dentro la implementación del CRM, también hay que ver la otra cara de la moneda; sus desventajas. Veamos en detalle, cuáles son:

• Resistencia al cambio por parte del equipo

Muchas veces, es más fácil continuar con el proceso de trabajo de siempre, que encontrar nuevas maneras de agilizarlo.

Sin embargo, hay que recordar que el CRM es un software que puede funcionar en conjunto con otras aplicaciones y cuenta con una rápida curva de aprendizaje.

• Falta de integración con herramientas estandarizadas

Es muy posible que la organización utilice ciertas herramientas específicas para su desempeño y que no sean compatibles con el CRM.

Pese a ello, existen opciones que cuentan con buena integración y otras de código abierto que son capaces de permitirla. Además, los servicios de soporte técnico de los softwares de CRM trabajan constantemente para ampliar las posibilidades de integración.

• Costo de las licencias

Algunas aplicaciones de CRM conllevan un costo mensual por usuario, las cuales para algunas empresas puede parecer innecesario.

De ahí que, existen opciones gratuitas y, también, la posibilidad de armar “paquetes a la medida” de las organizaciones. Y, no solo eso, la optimización del tiempo y las tareas hacen que la inversión valga la pena.

Como ya ves, hemos hecho un amplio recorrido por los pros y contras de este tipo de software, junto con su implementación, no sólo en los procesos contables, sino también, en todas las tareas dentro de una organización.

Por eso, ahora que ya cuentas con toda la información necesaria, sobre todo de las ventajas y desventajas del CRM, damos por seguro que te será mucho más sencillo aplicar este sistema en tus procesos contables para tu beneficio y el de tus clientes.

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